Te flex of niet te flex?

flexwerken-in-tarifa-flaks

Te flex of niet te flex?

De Kantoorspecialist No Comments

U heeft een organisatie waar veel krachten niet permanent op kantoor zijn. Of wellicht heeft u een werkruimte waar meerdere mensen na elkaar diensten draaien? Dan kan het een overweging zijn om uw kantoor geschikt te maken voor flexwerken. Zelden ziet het er echter zo uit als op het getoonde plaatje, want u heeft gewoon een kantoor op een bedrijventerrein en niet toevallig een privé strand in de zomerzon tot uw beschikking.

Waar moet u aan denken bij het inrichten van een flexwerkkantoor? Qua ergonomie is het sleutelwoord: gebruiksgemak. Dat is niet alleen omdat uw medewerkers gemakzuchtig zijn. Dat zijn ze echter wel, dus doet u er goed aan om het ze ook makkelijk te maken. Hoe makkelijker het is om ergonomisch te werken, des te eerder zullen uw medewerkers daar ook tijd in steken. Dat doet u door simpel verstelbare, ergonomische werkplekken te maken: flexibele stoelen met zoveel mogelijk automatische instellingen en eenvoudig elektrisch of slinger verstelbare bureaus. Denk bij slingerbureaus eraan dat het slingeren makkelijk gaat: als het te lang duurt, stelt alsnog niemand z’n bureau in.

Bedenk dat dit ook geldt voor de technische oplossingen: ICT, telefonie, vergaderen en teleconferencing. Als het een half uur duurt om van werkplek te wisselen, is de drempel te hoog om daadwerkelijk flexibel met het kantoor om te gaan. Hoe minder moeilijk het is, hoe beter.

Er is ook een verschil tussen samenwerkplekken en stille werkplekken. Werknemers die veel in teamverband werken zullen uit zichzelf bij elkaar een vaste groep gaan vormen, terwijl zelfstandig werkende medewerkers zich waarschijnlijk het liefste afzonderen van plekken waar veel overlegd wordt. Hou hier dus bij het indelen van uw kantoor rekening mee: zorg voor voldoende ruimte voor beide manieren van werken, ook voor de mensen die deels de ene en deels de andere manier van werken hanteren.

geluid

Het geluid van werken

De Kantoorspecialist No Comments

Een open kantoortuin is, hoewel een omstreden concept, de realiteit in veel bedrijven. De kantoortuin biedt qua inrichting meer flexibiliteit en de theorie erachter is dat het algehele kennisniveau binnen een bedrijf beter wordt doordat er openlijker en spontaner gecommuniceerd wordt.

Maar er kleven nadelen aan kantoortuinen. Door het open karakter raken medewerkers eerder afgeleid met als effect dat medewerkers die complexer werk moeten doen en mensen die moeite hebben met het negeren van stimuli last hebben van de activiteit binnen een open kantoor. De exacte effecten van het open kantoor hangen af van het type organisatie en de werkzaamheden, maar er zijn slechts weinig onderzoeken te vinden waar de open kantoortuin in de praktijk ook de theorie erachter waar maakt.

Dit kan dan wel de situatie in de praktijk zijn, een andere situatie in de praktijk is ook dat de vele gebouwen die nu eenmaal opgezet zijn om een open kantoorsituatie te huisvesten niet snel omgebouwd of gesloopt zullen worden. Wellicht dat gebouwen nu of in de toekomst weer meer ingericht worden met afgescheiden werkruimtes, het feit is dat deze trend er nu is. Dat wil zeggen dat het voor een werkgever aan te raden is na de denken hoe de nadelige effecten van de kantoortuin te verminderen zijn.

Eén van de grootste stimuli die in een open kantoor voor afleiding zorgt is geluid. Gesprekvoerende collega’s, luid en onverwachts achtergrondgeluid, de radio zijn stimuli die bijdragen aan afleiding. In eerste instantie kunnen we er dus naar kijken om te proberen geluid te vermijden: overleg in een afgesloten vergaderruimte in plaats van in de open ruimte. Als het mogelijk is, zet de radio dan zacht of laat medewerkers met koptelefoons naar muziek luisteren.

Als geluidsbronnen niet te vermijden zijn, is het echter zaak om de totale geluidsoverlast toch tot een minimum te beperken. Bekleed muren en plafonds met geluidsdempend materiaal. Als de bureaus van door scheidingswanden van elkaar gescheiden worden, zorg dan dat deze ook geluidsdempend zijn. Zo verminder je de geluidsreflectie binnen het kantoor, de totale geluidsdruk en ook het niveau ergernis dat medewerkers dan ervaren van geluidsoverlast.

Ook apparaten die onverwachts geluid maken, denk hierbij bijvoorbeeld aan printers of faxen, vormen een bron van afleiding. Zet deze niet in de buurt van werkplekken, maar creëer inbouwhoekjes – bij voorkeur ook voorzien van geluidsdemping. Probeer ook rinkelende telefoons op een volume te zetten dat ze voor de gebruiker hoorbaar zijn, maar niet voor het hele kantoor een bron van afleiding zorgen. Kortom: beperk geluidsoverlast op kantoor zoveel mogelijk, dan heb je het meeste aan je kantoorpersoneel.

NEN_Logo

De waarde van normen voor het individu

De Kantoorspecialist No Comments

Normen zijn nuttige richtlijnen voor standaardisatie en invulling van kwaliteitseisen, maar de manier waarop regelgeving werkt betekent dat voor de normale gebruiker er een onoverzichtelijke wirwar van codes en nummers ontstaat. Waar moet je nu naar kijken bij het beoordelen van normen?

csm_208454_CVE7JT9UAAA7Nao_72fdfb51e1

Staan of zitten?

De Kantoorspecialist No Comments

Katja de Bruin, auteur van ‘Zitten is het nieuwe roken’, schreef dit boek nadat ze zelf helemaal was gestopt met zittend werken. Hiermee was ze de afgelopen dagen regelmatig in de media. Maar wat is nu het beste?

Inderdaad heeft Katja een goed punt over zittend werken. Het is allang uit verschillende onderzoeken bekend dat de hele dag zittend werken niet goed is voor het lichaam. Tegelijk verschillen de experts van mening over wat nu het beste is. De hele dag staan, wat in een deel van de beroepen een vereiste is, heeft weer een belasting op andere delen van het lichaam en is ook niet aan te raden. Experts komen tot verschillende conclusies over de voordelen van zit-sta werkplekken: sommige denken dat het op lange termijn niet aan zal slaan, omdat uiteindelijk werknemers dan gewoon blijven zitten. Toch is de algemene consensus: wissel af. Dus mocht je van plan zijn hetzelfde als Katja te proberen, dan wil je wellicht tussendoor toch even een hoge kruk hebben om je voeten te ontlasten. Blijf je zitten? Zorg dan dat je niet de hele dag zit. Sta regelmatig op, loop een rondje, haal koffie.

Laat hoe je moet zitten je werkplek bepalen en niet andersom.

De bureaustoel centraal

De Kantoorspecialist No Comments

De bureaustoel is het belangrijkste onderdeel van je werkplek! Hier zit je de hele werkdag op – afhankelijk van je werk zelfs tot 8 uur per dag. Maar hoe weet je nu wat een goede bureaustoel is?

Een bureaustoel is er in verschillende types en die onderscheiden zich functioneel in drie delen:

  • kwaliteit;
  • zitcomfort;
  • instelmogelijkheden.

Daarnaast kijken veel mensen naar hoe een bureaustoel eruit ziet en de prijs. Daarover later meer, maar eerst even de functionaliteit. We noemden al zitcomfort en instelmogelijkheden. Zitcomfort is het basiscomfort wat een stoel heeft – een stoel met weinig instelmogelijkheden kan bijvoorbeeld prima zitten, maar is voor veel minder mensen geschikt. Instelmogelijkheden zorgen ervoor dat een bureaustoel voor meer mensen geschikt in te stellen is.

Het is belangrijk dat je de instelmogelijkheden van de bureaustoel goed aanpast. Het eerste dat je moet weten is dat je de bureaustoel op jouw lichaam aanpast.

Stel de hoogte in zodat je knieën een nette hoek van 90 graden maken. Mocht je een zitdiepte-instelling hebben, stel dan de zitting in zodat je onderrug door de rugleuning ondersteund wordt en je knieholtes comfortabel aansluiten bij de zitting.

De rugleuning ondersteunt de onderrug. Of de rugleuning mee naar achteren veert kun je vaak instellen door die te blokkeren. Dat kan vaak trapsgewijs. Als je het prettig vindt dat de bureaustoel beweeglijk is, stel dan met de gewichtsinstelling de juiste tegendruk in zodat de stoel niet te makkelijk maar ook niet te zwaar naar achteren veert. Sommige stoelen hebben een automatische gewichtsinstelling die dit voor je doet.

Stel de armleuningen in hoogte in. De ideale hoogte is als je ontspannen, rechtop je ellebogen op de armleuningen kan laten rusten terwijl je typt of de muis bediend (dit bepaalt dus ook hoe hoog je bureau moet komen – dit stel je in naar aanleiding van je bureaustoelinstelling.)

Verdere instellingen als de zithoek, een lendesteun, de breedte van je armleggers zijn opties die ervoor zorgen dat de bureaustoel voor meer mensen in te stellen is. Stel deze zodanig in dat je comfortabel en logisch zit. Dat wil zeggen: als je nogal gezet bent, stel je de armleuningen iets verder uit elkaar dan wanneer je dat niet bent.